Pianifica la tua festa

Se vuoi organizzare una festa di Compleanno per bambini devi sapere che una buona pianificazione ti permetterà di ottimizzare tempo e denaro, ti eviterà inutili stress e renderà l'evento memorabile (per te e, soprattutto, per i tuoi figli)

Per aiutarti ad avere successo nell'organizzazione della festa, abbiamo messo insieme alcuni importanti punti da tenere a mente nel corso di tale organizzazione; ecco quindi cosa fare a partire da:

Quattro settimane prima della festa

Tre settimane prima della festa

Due settimane prima della festa

Una settimane prima della festa

Il giorno della festa

Quattro settimane prima della festa

I costi

La prima cosa da decidere sarà il budget complessivo di massima, suddiviso nelle seguenti macro-aree:

- Regalo al festeggiato e ai piccoli invitati

- Affitto locale

- Coordinato tavola, decorazioni e altri accessori festa

- Buffet dolce e salato

- Animazione

Le aree su cui intervenire per risparmiare sono molteplici, naturalmente a parità di qualità della festa; avendo in mente quanto potrebbe costare tutta l'iniziativa è possibile riconsiderare il valore del regalo al festeggiato (una volta costituiva, esclusa la torta, il 100% del costo) considerando che una festa, organizzata come si deve, potrebbe costituire il regalo stesso.

Altro elemento vincente, ai fini del risparmio di tempo e denaro è senza dubbio l'acquisto su internet dei prodotti - vedi coordinati tavola, decorazioni, regalini di fine festa per gli invitati, ecc..); di norma il costo del trasporto, a carico del destinatario, viene compensato da prezzi del 10-20% più bassi applicati nei negozi.

Sul sito della Partytime si ha il grosso vantaggio di trovare veramente tutto quel che serve per una festa, anche quella più complessa.

Il tema della festa

Scegli il tema della festa insieme al/alla festeggiato/a; spesso i bambini hanno le idee piuttosto chiare riguardo il tema che dovrà avere la loro festa; nel caso in cui non ha le idee chiare consulta l'elenco delle nostre linee party e proponigli il tema o il personaggio che ti sembrano più adatti.. Quando scegli il tema devi considerare l'età del festeggiato e degli invitati, e quanti saranno i maschi e quante le femmine.

- Temi per bambini: Topolino, Winnie the Pooh, Principesse, Tweety, Giungla, 

   Fattoria, ..

- Temi per ragazze: Principesse, Hello Kitty, Winx, Trilly, Happy Birthday con

   fiori, Hanna Montana, High School Musical, ...

- Temi per ragazzi: Disney Cars, Pirati, Batman, Spiderman, Calcio, Happy

   Birthday con palloncini, High School Musical, ...

Il luogo della festa

Puoi tenere la festa in casa (al chiuso o all'aperto) o, specie se gli invitati sono grandicelli, in un locale (esempio: oratorio, spazi specifici nei centri commerciali, locali/bar, baby parking, bowling, ecc...).

E' importante avere un idea del numero degli invitati (bambini e relativi genitori), per stabilire l'ampiezza del luogo della festa, che non deve essere nè troppo piccolo nè troppo grande; più è grande il luogo della festa più si pone il problema della gestione degli piccoli invitati.

Per quanto concerne la scelta relativa al locale è bene supervisionare fisicamente il luogo e verificare se nel costo è inclusa la musica, gli addobbi, la torta, ecc. E' inoltre importante tener conto che la disponibilità dei locali non è affatto scontata, specie se la festa è di sabato pomeriggio e il periodo va da febbraio a giugno e da settembre a ottobre; meglio quindi visionare i locali per tempo (già a partire da un mese prima della festa) e, appena possibile, opzionare il prescelto.

L'animazione

Da non sottovalutare l'importanza dell'intrattenimento dei bambini nel corso della festa. Naturalmente il coinvolgimento di uno o più animatori implica un costo, ma ciò permette di avere la gestione completa della festa, dall'inizio alla fine.

Il servizio ha di norma una durata di due ore, con un animatore se i bambini sono al massimo 13-15, due se sono più numerosi; per i bimbi tra i 3 e i 10 anni vengono proposti dei giochi di gruppo, baby dance, truccabimbi e modellismo di palloncini, per i più grandi sono previste animazioni "a tema" dove l'animatore è vestito con il costume del personaggio o del tema prescelto. I costi mediamente si aggirano intorno intorno ai 150 euro per un animatore, 250 euro per due.

Anche per quanto riguarda questo servizio esiste il problema della disponibilità degli animatori; è meglio informarsi sull'argomento per tempo (già a partire da un mese prima della festa).

E', ovviamente, possibile fare a meno degli animatori, ma non dell'organizzazione dei giochi e della supervisione dei bambini. A tale scopo è bene prepararsi un certo numero di giochi, adatti all'età dei bambini, e individuare quali genitori coinvolgere nell'animazione della festa. Guarda la sezione Animazione e giochi »

Tre settimane prima della festa

Gli invitati

Compila una lista degli invitati, in modo da farti un idea di quanti bambini saranno invitati e quanti potranno confermare la loro presenza. Per quanto riguarda l'intrattenimento verificare se e quanti genitori sono disposti eventualmente a partecipare alla festa nelle vesti di "direttore dei giochi" e/o supervisore dei bambini.

Quando mancano tre settimane alla festa dovresti aver già:

- stabilito a grandi linee il budget per ogni area di costo

- fatto una previsione di massima sul numero di invitati (bambini e relativi

   genitori)

- scelto il tema della festa

- stabilito se il luogo sarà in casa propria o in un locale

- stabilito se servirsi del servizio di animazione ed, eventualmente, valutato le

   offerte dei  vari "fornitori"

Invio inviti

Compila gli inviti di compleanno e spediscili. L'ideale sarebbe includere le indicazioni per raggiungere il luogo della festa; inoltre, per facilitare la comunicazione dovresti fornire indirizzi e-mail, numeri di telefono e/o cellulare in modo che tu sia facilmente rintracciabile. Nel modo più discreto possibile sarebbe buona cosa cercare di raccogliere, dopo qualche giorno dall'invio degli inviti, le prime eventuali adesioni/defezioni.

Pianifica il buffet

In base al numero degli invitati previsti e dei genitori che, presumibilmente, resteranno alla Festa puoi cominciare a stabilire il fabbisogno di torta, cibo e bevande, e se intendi prepararli tu o acquistarli.

Due settimane prima della festa

Quando mancano due settimane alla festa dovresti aver già:

- inviato gli inviti di compleanno e ricevuto le prime conferme/defezioni

- stabilito se acquistare o realizzare da te il buffet dolce e/o salato e la torta

- stabilito se servirti del servizio di animazione o ricorrere all'aiuto degli altri

  genitori

- visionato tutti i locali candidati ad ospitare, eventualmente, la tua festa

Ordina i prodotti e i servizi per la Festa

Ordina sul sito della Partytime con un buon anticipo i prodotti per la tua festa. Potresti aver bisogno di:

- Coordinati tavola e linee Party coordinate al tema della festa

- Festoni e palloncini con i relativi accessori

- Regalini di fine festa e caramelle con i relativi sacchetti party

- Costumi e trucchi per il truccabimbi

e di confermare:

- il Buffet dolce/salato

- l'animazione

Conferma il locale della festa (se hai deciso di non farla in casa).

Una settimana prima della festa

Quando manca una settimana alla festa dovresti aver già:

- Ordinato e ricevuto i prodotti per la festa

- Ordinato il buffet dolce e/o salato/torta o acquistato gli ingredienti per farlo

- Confermato il locale

- Confermato l'animazione o ricevuto le conferme dei genitori coinvolti

   nell'intrattenimento della festa

Il giorno della Festa

- Gonfia i palloncini

- Posiziona festoni, ghirlande e palloncini

- Ritira la torta e il buffet

- Prepara la tavola e disponi il buffet

Ora la festa è pronta...buon divertimento!